Vermieter-Jahresabschluss: Die Checkliste für den Jahreswechsel
Der Jahreswechsel ist für Vermieter die arbeitsreichste Zeit. Nebenkostenabrechnungen müssen erstellt, Steuererklärungen vorbereitet und das neue Jahr geplant werden. Diese Checkliste führt dich strukturiert durch alle Aufgaben.
Oktober/November: Vorbereitung
Belege sammeln und sortieren
- Alle Rechnungen des laufenden Jahres gesammelt (Heizung, Wasser, Versicherungen, Handwerker)?
- Hausverwaltungsabrechnungen vollständig?
- Grundsteuerbescheid für das Jahr vorhanden?
- Wartungsbelege (Heizung, Aufzug, Schornstein) vollständig?
- Alle Bankauszüge für das Jahr lückenlos vorhanden?
Messdaten anfordern
- Verbrauchsmessung für Heizung und Warmwasser beim Messdienstleister angefordert?
- Wasseruhren abgelesen (oder Ablesetermin vereinbart)?
- Stromzähler für Gemeinschaftsflächen abgelesen?
Dezember/Januar: BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → erstellen
Die Abrechnung selbst
- Abrechnungszeitraum definiert (01.01. bis 31.12. des Abrechungsjahres)
- Alle umlagefähigen Kostenpositionen zusammengestellt
- Umlageschlüssel geprüft (Wohnfläche, Personen, Verbrauch)
- Heizkosten mindestens 50% verbrauchsabhängig aufgeteilt
- Vorauszahlungen aller Mieter vollständig erfasst
- Formale Anforderungen geprüft (alle Pflichtangaben enthalten)
Abrechnung versenden
- Abrechnung erstellt und geprüft?
- Bis spätestens 31. Dezember des Folgejahres versendet (12-Monats-Frist)?
- Empfangsbestätigung oder Einschreiben-Nachweis?
Januar: Vorauszahlungen überprüfen und anpassen
- Vorauszahlungen aus letzter Abrechnung analysiert: Zu hoch oder zu niedrig?
- Bei erheblicher Abweichung (>15%): Anpassung schriftlich ankündigen
- Neue Vorauszahlung schriftlich mitteilen mit Begründung (§ 560 BGB)
Januar/Februar: Steuervorbereitung
- Anlage V für Einkommensteuererklärung vorbereiten
- Mieteinnahmen des Jahres vollständig erfasst
- Werbungskosten vollständig erfasst (Zinsen, AfAAbsetzung für Abnutzung: 2% des Gebäudewerts jährlich steuerlich absetzbar – großer Steuervorteil.Weiterlesen →, Kosten, Fahrtkosten)
- Steuerberater-Termin für Februar/März gebucht?
- Abschreibungstabelle aktualisiert (neue Investitionen, Renovierungen)?
Jahreswechsel: Versicherungen prüfen
- Gebäudeversicherung: Deckungssumme noch aktuell? (Neuwert steigt jährlich)
- Haftpflichtversicherung: Deckungssumme mindestens 5 Millionen Euro?
- Rechtsschutzversicherung: Vorhanden und aktuell?
- Vergleich lohnt sich: Oft 20-40% Ersparnis durch Anbieterwechsel
Jahreswechsel: Mietverträge prüfen
- Staffelmietverträge: Steht eine automatische Erhöhung für das neue Jahr an?
- Indexmiete: VPI-Index prüfen, Anpassung berechnen und ankündigen?
- Auslaufende Befristungen: Verlängerung oder Neuvermietung planen?
- Anstehende Modernisierungen: Ankündigung 3 Monate vorher bei Bedarf
Jahreswechsel: Rechtliche Neuigkeiten
- Neue Mietspiegelwerte für die Gemeinde?
- Gesetzesänderungen im MietrechtGesetzliche Regelungen für Mietverhältnisse in Deutschland – §§ 535-580a BGB.Weiterlesen → oder Steuerrecht?
- Neue Anforderungen durch GEGGebäudeenergiegesetz – regelt Energieeffizienzanforderungen für Gebäude in Deutschland.Weiterlesen → oder andere Gesetze?
Zeitplan: Wann was erledigt sein muss
| Zeitraum | Aufgabe |
|---|---|
| Oktober | Belege sammeln, Messdienstleister beauftragen |
| November | Nebenkostenabrechnung vorbereiten |
| Dezember (spätestens) | Abrechnung versenden (für Abrechungsjahr das jetzt endet + 12 Monate) |
| Januar | Vorauszahlungen anpassen, Steuervorbereitung |
| Februar/März | Steuerberatungsgespräch |
| Juli/August | Steuererklärung (ohne Steuerberater: 31. Juli) |
Digitale Tools für Vermieter
- Belege: SevDesk, lexoffice, DATEV für digitale Buchhaltung
- Nebenkostenabrechnung: Immo-Rechner, Hausverwaltungssoftware
- Steuererklärung: WISO Steuer, smartsteuer, Elster
- Dokumente: Google Drive oder OneDrive für sichere Cloud-Ablage
