Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Für deine individuelle Steuersituation wende dich an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
Vermieter Checkliste: Was Sie vor Jahresende erledigen müssen
Der Jahreswechsel ist für Vermieter ein wichtiger Stichtag. Nebenkostenabrechnungen, Steuervorbereitung und Planung fürs neue Jahr — hier ist alles in einer Checkliste zusammengefasst.
November/Dezember: Jahresend-Checkliste
Steuern und Finanzen
- ☐ Alle Belege für das laufende Jahr gesammelt und sortiert?
- ☐ Wartungsrechnung und Reparaturbelege vollständig?
- ☐ Zinsbescheinigung von der Bank angefordert?
- ☐ Fahrtkosten-Nachweise (Fahrtenprotokoll) vollständig?
- ☐ Steuerberater-Termin für Anlage VSteuerformular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung – jährlich auszufüllen.Weiterlesen → gebucht?
- ☐ Noch schnell Instandhaltungsmaßnahmen vorgezogen? (Steuerlicher Abzug im laufenden Jahr!)
Nebenkostenabrechnung
- ☐ Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12. des laufenden Jahres
- ☐ Alle Versorger-Rechnungen vollständig? (Gas, Strom, Wasser)
- ☐ Hausverwaltungskosten für das Jahr dokumentiert?
- ☐ Heizkostenabrechnung (Pflicht: 50/50-Regel beachten, Warm/Kalt-Aufteilung)
- ☐ Abrechnung bis spätestens 31.12. des Folgejahres erstellen!
Versicherungen
- ☐ WohngebäudeversicherungPflichtversicherung für Vermieter – schützt das Gebäude vor Feuer, Wasser, Sturm und Hagel.Weiterlesen → noch aktuell? (Wert-Anpassung nötig?)
- ☐ Haftpflicht für Grundstück in Ordnung?
- ☐ Mietausfall-Versicherung ausreichend?
- ☐ Vergleich: Gibt es günstigere Angebote zum Jahreswechsel?
Instandhaltungsplanung fürs neue Jahr
- ☐ Welche Reparaturen stehen an? (Heizung, Dach, Fassade)
- ☐ Energetische Sanierung geplant? (BAFA-Förderung 2026 prüfen)
- ☐ Schimmel oder Feuchtigkeitsschäden entdeckt?
- ☐ Mieter nach Mängeln gefragt? (Proaktiv kommunizieren)
Verträge und Dokumente
- ☐ Mietverträge aktuell? (Unwirksame Klauseln?)
- ☐ EnergieausweisPflichtdokument bei Vermietung – zeigt Energieeffizienz des Gebäudes, muss bei Besichtigung vorliegen.Weiterlesen → noch gültig? (Gültigkeit 10 Jahre)
- ☐ Protokolle und Schriftverkehr archiviert?
- ☐ Neue Mieter in der Pipeline? ÜbergabeprotokollDokumentation des Wohnungszustands bei Ein- und Auszug – Pflicht für spätere Schadensansprüche.Weiterlesen → vorbereiten?
Was bis 31. Dezember erledigt sein muss
Harte Fristen:
- Nebenkostenabrechnung des Vorjahres: Muss dem Mieter bis 31.12. dieses Jahres zugegangen sein (für Zeitraum 01.01.-31.12. des Vorjahres)
- Steuerliche Maßnahmen: Rechnungen für Reparaturen müssen bezahlt (nicht nur beauftragt) sein, um im laufenden Jahr absetzbar zu sein
- Versicherungs-Kündigung: Viele Policen enden zum 31.12. mit Kündigungsfrist
Januar: Neues Jahr, neuer Start
- ☐ Neue Ablagestruktur anlegen (Belege 2026)
- ☐ BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → Vorjahr erstellen und versenden
- ☐ Vorauszahlungen anpassen (wenn NK-Abrechnung Unter- oder Überzahlung zeigt)
- ☐ Steuererklärung vorbereiten (Deadline: 31.07. oder mit Steuerberater: 28.02. Folgejahr)
Instandhaltungsrücklage aufbauen
Profis legen pro Jahr und Quadratmeter ca. 1-2 % des Gebäudewertes zurück. Bei einer Wohnung mit 300.000 € Gebäudewert: 3.000-6.000 € pro Jahr. Das klingt viel, aber eine neue Heizung kostet 8.000-15.000 €, ein Dach 20.000-50.000 €.
| Maßnahme | Durchschnittliche Kosten | Lebensdauer |
|---|---|---|
| Heizungsanlage | 8.000-15.000 € | 20-25 Jahre |
| Dachsanierung | 20.000-50.000 € | 30-50 Jahre |
| Fenster (komplett) | 5.000-15.000 € | 25-30 Jahre |
| Bad-Sanierung | 5.000-15.000 € | 20-25 Jahre |
| Fassade | 15.000-40.000 € | 20-30 Jahre |
Kommunikation mit Mietern zum Jahreswechsel
Nutzen Sie den Jahreswechsel für ein freundliches Schreiben an Ihre Mieter:
- Kurzer Überblick über geplante Arbeiten
- Ankündigung der NK-Abrechnung
- Anfrage nach bekannten Mängeln
Das zeigt Professionalität und beugt Überraschungen vor.
Fazit
Gute Vermieter sind gute Organisatoren. Mit einer strukturierten Jahresend-Routine bleiben Sie steuerlich auf der sicheren Seite und behalten den Überblick über Ihre Immobilien.
