Die komplette Vermieter-Checkliste 2026
Diese Checkliste begleitet Sie durch den gesamten Vermietungsprozess — von der Vorbereitung bis zur Jahresabrechnung. Ideal für Einsteiger und als Gedächtnisstütze für erfahrene Vermieter.
Teil 1: Vor der Vermietung
☑ Wohnung bewerten (Marktpreis ermitteln: ImmoScout24, MietspiegelOffizielle Übersicht der ortsüblichen Mieten – Grundlage für Mieterhöhungen und Mietpreisbremse.Weiterlesen →)
☑ EnergieausweisPflichtdokument bei Vermietung – zeigt Energieeffizienz des Gebäudes, muss bei Besichtigung vorliegen.Weiterlesen → vorhanden und gültig (Pflicht für Inserate!)
☑ VergleichsmieteOrtsübliche Durchschnittsmiete – Basis für Mieterhöhungen und Mietpreisbremse.Weiterlesen → begrenzt.">MietpreisbremseGesetz das Mieterhöhungen bei Neuvermietung auf max. 10% über ortsüblicher Vergleichsmiete begrenzt.Weiterlesen → für den Standort geprüft
☑ Renovierungsstand dokumentiert (Fotos!)
☑ Schlüsselübergabe-System geplant (physisch oder digital)
☑ Kautionskonto eröffnet (separates Tagesgeldkonto)
Teil 2: Mietersuche
☑ Inserat auf ImmoScout24, Immowelt und eBay Kleinanzeigen erstellt
☑ Professionelle Fotos gemacht (Tageslicht, alle Räume)
☑ Grundriss vorhanden und im Inserat enthalten
☑ SelbstauskunftFormular zur Mieterprüfung mit Einkommens- und Bonitätsangaben – rechtlich klar begrenzt.Weiterlesen →-Formular vorbereitet
☑ SCHUFADeutsche Wirtschaftsauskunftei – SCHUFA-Selbstauskunft zeigt Bonität und Negativmerkmale des Mieters.Weiterlesen →-Auskunft vom Bewerber angefordert
☑ Einkommensnachweise (3 Monate) eingeholt
☑ Arbeitgeberbestätigung erhalten
☑ Mindestens 3 Kandidaten besichtigt
☑ Mieter ausgewählt und schriftlich zugesagt
Teil 3: MietvertragRechtlicher Vertrag zwischen Vermieter und Mieter – Form, Inhalt und Klauseln sind entscheidend.Weiterlesen → und Einzug
☑ Mietvertrag mit anerkannter Vorlage erstellt
☑ Kautionshöhe (max. 3 Kaltmieten) korrekt vereinbart
☑ Schönheitsreparatur-Klausel rechtssicher formuliert
☑ HausordnungRegeln für das Zusammenleben im Haus – nur wenn Teil des Mietvertrags rechtlich bindend.Weiterlesen → als Anlage beigefügt
☑ Energieausweis übergeben und unterschreiben lassen
☑ ÜbergabeprotokollDokumentation des Wohnungszustands bei Ein- und Auszug – Pflicht für spätere Schadensansprüche.Weiterlesen → erstellt (alle Räume, Zählerstände)
☑ Fotos bei Übergabe gemacht (mit Datum)
☑ Schlüsselanzahl protokolliert
☑ Kaution auf separatem Konto angelegt und bestätigt
Teil 4: Laufender Betrieb
☑ Jährliche Heizkostenabrechnung fristgerecht erstellt
☑ BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → bis 31.12. des Folgejahres erstellt
☑ InstandhaltungsrücklageRücklage für zukünftige Reparaturen – empfohlen: 1-2 €/m²/Monat zurücklegen.Weiterlesen → monatlich zurückgelegt
☑ Wartungsverträge (Heizung, Aufzug) aktuell
☑ Vermieterrechtschutzversicherung abgeschlossen
☑ Steuerliche Aufzeichnungen laufend geführt
☑ Mieterhöhungen im zulässigen Rahmen geprüft und umgesetzt
Teil 5: Auszug und Wiedervermietung
☑ Kündigungsfristen geprüft (Mieter: 3 Monate; Vermieter: 3–9 Monate je nach Dauer)
☑ Übergabeprotokoll bei Auszug (Vergleich mit Einzug)
☑ Schäden dokumentiert und bewertet
☑ Kaution innerhalb von 6 Monaten zurückgegeben oder Einbehaltung begründet
☑ Neue Miete geprüft (Mietspiegel + Mietpreisbremse)
☑ Prozess beginnt von vorne
Kaution korrekt einziehen: BGB §§ 550-551 beachten
Die Kautionseinzahlung ist der kritischste Punkt im Vermietungsprozess – hier passieren die meisten teuren Fehler. Nach BGB § 550 darf die Kaution maximal drei Monatsmieten (Nettomiete ohne Nebenkosten) betragen. Viele Vermieter übersehen: Diese Grenze gilt auch bei Renovierungsbedarf oder riskantem Mieter.
Praktische Checkliste zur Kautionsabwicklung:
- Kaution vollständig vor Mietbeginn verlangen – auch Anzahlungen müssen dokumentiert werden
- Separate Kautionsverwahrstelle eröffnen (Bank oder Sparkasse) – BGB § 551 Abs. 1 verlangt die „sichere Verwahrung"
- Kontoauszug dem Mieter mitteilen – sonst ist die Kaution nicht wirksam verwahrt
- Verzinsung mit 3,12% p.a. berechnen (Leitzins 2026) – nicht verzinste Kautionen sind rechtswidrig
- Kautionsvertrag oder Quittung mit Kautionssumme ausstellen
- Typischer Fehler: Kaution auf das eigene Geschäftskonto nehmen – das ist unzulässig und kostet vor Gericht
Wichtig: Bei Mieterwechsel während der Laufzeit braucht der Nachmieter eine eigene Kaution. Die alte Kaution wird erst nach Auszug des Vormieters mit Ausgleichsforderungen verrechnet.
Mietvertrag richtig aufsetzen: Diese Klauseln sind unwirksam
Ein fehlerhafter Mietvertrag führt zu Streitigkeiten, die vor Gericht teuer werden. Der BGB § 557 Abs. 1 schützt Mieter vor unangemessener Benachteiligung – Gerichte streichen regelmäßig Vermieterklauseln.
Häufig unwirksam und daher zu vermeiden:
- Erhöhte Maklergebühren im Vertrag festlegen (seit 2020 trägt der Auftraggeber die Gebühr – meist der Vermieter)
- Pauschalersatz für Reinigung statt Regelung: „Wohnung besenrein übergeben" ist verpflichtend
- Klausel: „Mieter trägt alle Reparaturen über 50 Euro" – das ist Vermieterpflicht nach § 535 BGB
- Verbot von Tierhaltung ohne Differenzierung – für Führungs- und Assistenzhunde unzulässig
- Verpflichtung zu SchönheitsreparaturenStreich- und Tapezierarbeiten – können per Mietvertrag auf Mieter übertragen werden.Weiterlesen → bei normaler Nutzung (BGH-Urteil: Raufaser streichen ist Vermieterpflicht)
Tipp: Nutzen Sie Musterverträge des Deutschen Mieterbunds oder Vermieterbunds – diese berücksichtigen aktuelle Rechtsprechung. Individuell formulierte Klauseln sollte ein Anwalt durchschauen (80–150 Euro Investment, der sich bei Streitigkeiten um 5.000+ Euro rechnet).
Nebenkosten abrechnen: Die 5 häufigsten Rechenfehler
Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter eine Pflicht nach BGB § 556, birgt aber enormes Fehlerpotential. Unvollständige oder falsch berechnete Abrechnungen sind ein Kündigungsgrund für den Mieter.
Diese Fehler kosten regelmäßig vor Gericht:
- Fehler 1: Wasser/Abwasser doppelt berechnen – eine Position reicht, nicht Einnahmen und Ausgaben trennen
- Fehler 2: HausmeisterKümmert sich um laufende Aufgaben im Mietshaus – Kosten umlegbar als Betriebskosten.Weiterlesen →-Kosten auf alle Mieter umlegen – nur wenn im Mietvertrag vereinbart (§ 556
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