Vermietung hat viele Phasen – Vorbereitung, Suche, Vertrag, Einzug, laufender Betrieb, Auszug. Für jede Phase gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen. Diese Checkliste deckt alle ab.
Phase 1: Vorbereitung (vor der Suche)
- ☑ Mietpreis recherchiert (MietspiegelOffizielle Übersicht der ortsüblichen Mieten – Grundlage für Mieterhöhungen und Mietpreisbremse.Weiterlesen →, Vergleichsportale)
- ☑ Nebenkosten-Vorauszahlung kalkuliert
- ☑ Kaution festgelegt (max. 3 Kaltmieten)
- ☑ Kautionskonto eröffnet
- ☑ Aktuelle Mietvertragsvorlage besorgt
- ☑ EnergieausweisPflichtdokument bei Vermietung – zeigt Energieeffizienz des Gebäudes, muss bei Besichtigung vorliegen.Weiterlesen → vorhanden
- ☑ WohngebäudeversicherungPflichtversicherung für Vermieter – schützt das Gebäude vor Feuer, Wasser, Sturm und Hagel.Weiterlesen → und Haftpflicht geprüft
- ☑ RauchwarnmelderIn allen Bundesländern Pflicht – Einbau und Wartung meist Vermieterpflicht.Weiterlesen → installiert und funktionsfähig
Phase 2: Mietersuche
- ☑ Professionelle Fotos gemacht
- ☑ Grundriss vorhanden
- ☑ Inserat auf mind. 2 Plattformen
- ☑ Besichtigungstermine koordiniert
- ☑ Selbstauskunftsbogen vorbereitet
- ☑ SCHUFADeutsche Wirtschaftsauskunftei – SCHUFA-Selbstauskunft zeigt Bonität und Negativmerkmale des Mieters.Weiterlesen →-Anfrage angefordert
- ☑ Gehaltsnachweis (3 Monate) eingeholt
- ☑ MietschuldenfreiheitsbescheinigungDokument des Vorvermieters das bestätigt, dass der Mieter keine Schulden hatte.Weiterlesen → angefordert
Phase 3: Vertragsabschluss
- ☑ MietvertragRechtlicher Vertrag zwischen Vermieter und Mieter – Form, Inhalt und Klauseln sind entscheidend.Weiterlesen → ausgefüllt und geprüft
- ☑ Alle Mietparteien unterzeichnet
- ☑ HausordnungRegeln für das Zusammenleben im Haus – nur wenn Teil des Mietvertrags rechtlich bindend.Weiterlesen → als Anlage beigefügt
- ☑ Datenschutzbelehrung ausgehändigt
- ☑ Kaution vereinbart und Zahlungsweg festgelegt
- ☑ Einzugstermin schriftlich bestätigt
Phase 4: Einzug
- ☑ ÜbergabeprotokollDokumentation des Wohnungszustands bei Ein- und Auszug – Pflicht für spätere Schadensansprüche.Weiterlesen → erstellt mit Fotos
- ☑ Zählerstand Strom, Gas, Wasser notiert
- ☑ Schlüsselübergabe dokumentiert (Anzahl!)
- ☑ Meldebescheinigung für Mieter ausgestellt
- ☑ Bankverbindung des Mieters für SEPA-Lastschrift
Phase 5: Laufender Betrieb
- ☑ Mieteingänge monatlich prüfen
- ☑ Nebenkostenbelege sammeln (ganzes Jahr)
- ☑ InstandhaltungsrücklageRücklage für zukünftige Reparaturen – empfohlen: 1-2 €/m²/Monat zurücklegen.Weiterlesen → monatlich beiseitelegen
- ☑ BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → fristgerecht (12 Monate nach Periode)
- ☑ Grundsteuerbescheid an Mieter weiterreichen
Phase 6: Auszug
- ☑ Auszugsprotokoll erstellt mit Fotos
- ☑ Zählerstand dokumentiert
- ☑ Schlüssel zurückerhalten (alle!)
- ☑ Schäden dokumentiert und beziffert
- ☑ Kaution fristgerecht abgerechnet
- ☑ Abmeldung bei Behörden des Mieters geklärt
Mehr: Mietvertrag optimieren | Übergabeprotokoll
Mieterwechsel-Checkliste: Übergabedokumentation richtig anfertigen
Der Übergabezustand ist der kritischste Punkt in der Vermietung – hier entstehen später 80 Prozent aller Streitigkeiten bei der Kaution. Das Übergabeprotokoll muss bereits beim Einzug mit dem Mieter gemeinsam und detailliert ausgefüllt werden, nicht erst beim Auszug. Laut § 550 Abs. 3 BGB hat der Vermieter das Recht, einen Übergabezustand schriftlich festzuhalten.
- Fotografieren Sie jeden Raum in hoher Auflösung mit Datum und Uhrzeit (Metadaten wichtig für Beweise)
- Dokumentieren Sie Kratzer, Flecken, Verschleiß mit Maßstab im Bild sichtbar
- Zählerstände (Strom, Gas, Wasser) im Protokoll eintragen und von beiden Parteien unterschreiben
- Separate Liste: Welche Gegenstände gehören zur Wohnung (Leuchten, Regale, Gardinen)?
- Bei Bestandswohnungen: Abnutzungsverschleiß deutlich vom Schaden unterscheiden
- Mieterin/Mieter erhält Kopie des Übergabeprotokolls am selben Tag
- Zwei unterschriebene Originale: eines für den Vermieter, eines für den Mieter
Praxis-Tipp: Nutzen Sie standardisierte Übergabeprotokolle (z.B. von Immobilienverbänden oder Maklerverbänden). Handschriftliche Noten oder später ergänzte Punkte führen zu Beweisschwierigkeiten vor Gericht.
Betriebskosten-Abrechnung: Häufige Fehler und gesetzliche Anforderungen
Die jährliche Nebenkosten-Abrechnung ist für viele Vermieter eine lästige Aufgabe – trotzdem muss sie fehlerlos erfolgen. § 556 Abs. 3 BGB schreibt eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung vor. Eine fehlerhafte Abrechnung führt zu Zahlungsverweigerung oder Schadensersatz.
- Abrechnungsfrist beachten: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen
- Alle Betriebskosten einzeln aufschlüsseln (nicht pauschal abrechnen)
- Heizkosten müssen zu mindestens 50-70 Prozent nach Verbrauch (Heizkörperthermostate) abgerechnet werden
- Wärmewasser separat ausweisen, wenn nicht in der Heizung enthalten
- Hausmeister-, Gärtner- und Reinigungskosten mit Stunden und Hourly-Rate dokumentieren
- Versicherungen: nur der Vermieter-Anteil (Wohngebäude) abrechnen, nicht Haftpflicht des Vermieters
- Abrechnung in verständlicher Form mit Kopien relevanter Rechnungen beilegen
- Nachzahlung oder Rückerstattung zusammen mit der Abrechnung begleichen
Häufiger Fehler: ProvisionMaklerprovision bei Vermietung – seit 2015 zahlt derjenige der den Makler beauftragt.Weiterlesen → max. 2 Kaltmieten bei Neuvermietung.">MaklerImmobilienmakler vermittelt Mieter oder Käufer – Provision max. 2 Kaltmieten bei Neuvermietung.Weiterlesen →-, Verwaltungs- oder Reparaturkosten als Betriebskosten abrechnen – das ist unzulässig und führt zu Rückforderungen durch den Mieter.
Rechtliche Sicherung: Versicherungen und Dokumentation für Vermieter
Viele Vermieter unterschätzen das rechtliche und finanzielle Risiko einer Vermietung. Eine fehlerhafte Hausratversicherung oder eine nicht angepasste Haftpflicht kostet im Schadensfall schnell fünfstellig.
- Wohngebäudeversicherung: prüfen, ob Mietausfall bei Vandalismusschäden versichert ist
- Mietau
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