Nebenkostenvorauszahlung anpassen: Wann und wie geht das?
Die Energiepreise steigen, die GrundsteuerKommunale Steuer auf Grundbesitz – umlagefähig auf Mieter als Betriebskosten.Weiterlesen → wird angehoben — und die Nebenkostenvorauszahlung Ihrer Mieter reicht nicht mehr aus. Dürfen Sie einfach erhöhen? Was ist erlaubt, was nicht?
Grundlage: Was ist die Vorauszahlung?
Die Betriebskostenvorauszahlung ist eine monatliche Zahlung des Mieters auf die erwarteten jährlichen BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen →. Nach Ablauf des Abrechnungsjahres wird abgerechnet — der Mieter bekommt ein Guthaben zurück oder muss nachzahlen.
Wann dürfen Sie die Vorauszahlung anpassen?
Laut § 560 Abs. 4 BGB kann nach einer Betriebskostenabrechnung jede Partei die Vorauszahlung auf eine "angemessene Höhe" anpassen. Voraussetzungen:
- Eine Betriebskostenabrechnung liegt vor (nicht mitten im Abrechnungsjahr ohne Abrechnung)
- Die Abrechnung zeigt ein Defizit (Mieter musste nachzahlen)
- Anpassung ist angemessen (orientiert am tatsächlichen Bedarf)
Wie hoch darf die Anpassung sein?
Die Vorauszahlung soll die voraussichtlichen Jahreskosten angemessen abdecken. Berechnung:
- Tatsächliche Jahreskosten laut letzter Abrechnung ÷ 12 = Monatlicher Bedarf
- Plus kleiner Puffer für steigende Kosten (5-10 %)
Beispiel: Nachzahlung war 240 € → monatliche Mehrkosten 20 € → Vorauszahlung um 20 €/Monat erhöhen.
Form und Fristen der Anpassungsmitteilung
Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift — die Anpassung kann schriftlich per Brief oder E-Mail mitgeteilt werden. Wichtig:
- Begründung (Verweis auf Abrechnung)
- Neuer Betrag
- Datum ab dem der neue Betrag gilt
Die Anpassung gilt ab dem nächsten Monat nach Mitteilung — keine langen Fristen nötig.
Darf der Mieter auch anpassen?
Ja — auch Mieter können nach einer Abrechnung eine Anpassung nach unten verlangen, wenn die Vorauszahlung zu hoch war (§ 560 Abs. 4 BGB gilt für beide Seiten). Abgelehnte Anpassungsbegehren können zum Klagegrund werden.
Anpassung ohne Abrechnung: Was ist erlaubt?
Manche Vermieter wollen die Vorauszahlung erhöhen, ohne eine Abrechnung vorlegen zu können (z.B. bei stark gestiegenen Energiepreisen mitten im Jahr). Das ist rechtlich umstritten:
- Ohne Abrechnung: Keine Grundlage für einseitige Erhöhung
- Mit Mieterzustimmung: Möglich (einvernehmliche Anpassung)
- Einige Mietverträge regeln das: Prüfen ob eine entsprechende Klausel vorhanden ist
Was wenn die Vorauszahlung strukturell zu niedrig ist?
In der Praxis: Wenn jährlich hohe Nachzahlungen anfallen, ist das ein Signal, die Vorauszahlung anzupassen. Das ist für beide Seiten besser — der Mieter vermeidet Überraschungen, und Sie haben weniger Ärger bei der Abrechnung.
Profi-Tipp: Vorauszahlung vorausschauend kalkulieren
Bei Neuvertragsabschluss: Vorauszahlung eher etwas höher ansetzen — ein kleines Guthaben am Jahresende ist besser als eine Nachzahlung, die Mieter überrascht und ärgert.
Musterformulierung für die Anpassungsmitteilung
"Sehr geehrte Frau [Name], gemäß § 560 Abs. 4 BGB passen wir die monatliche Betriebskostenvorauszahlung auf Basis der Abrechnung für das Jahr [JJJJ] an. Die neue Vorauszahlung beträgt ab [Datum] monatlich [X] € statt bisher [Y] €. Grundlage ist die Ihnen bereits übermittelte Abrechnung, die einen Nachzahlungsbetrag von [Z] € ausweist. Mit freundlichen Grüßen..."
Fazit
Die Anpassung der Nebenkostenvorauszahlung nach einer Abrechnung ist ein gesetzliches Recht des Vermieters — und sollte bei wiederkehrenden Nachzahlungen konsequent genutzt werden. Der richtige Zeitpunkt ist direkt nach der Abrechnung, die Form ist einfach.
