Digitale Tools für Vermieter: Die besten Software-Lösungen im Überblick 2026

Als Vermieter verbringst du Zeit mit Verwaltung: Miete buchen, BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → erstellen, Reparaturen koordinieren, Steuererklärung vorbereiten. Digitale Tools können diesen Aufwand erheblich reduzieren. Hier stelle ich die wichtigsten vor.

Kategorie 1: Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben

Excel / Google Sheets (kostenlos)

Für Vermieter mit 1–3 Wohnungen oft ausreichend. Eine einfache Tabelle mit Einnahmen, Ausgaben, Datum und Kategorie reicht für die Steuererklärung aus. Nachteil: Kein automatischer Import von Kontodaten.

Lexoffice (ab 7,90 €/Monat)

Beliebte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Vermieter. Kann Bankkonten importieren, Belege fotografieren und Auswertungen erstellen. Exportiert direkt in DATEV-Format für den Steuerberater.

sevDesk (ab 9,90 €/Monat)

Ähnlich wie Lexoffice, mit starker API und Automatisierungsmöglichkeiten. Gut für Vermieter, die auch Rechnungen an Mieter stellen (z.B. Nebenkostenabrechnung).

Kategorie 2: Immobilien-spezifische Verwaltungssoftware

Domus (ab ca. 30 €/Monat)

Branchenspezifische Software für Vermieter und Hausverwalter. Kann Mieten verwalten, Nebenkostenabrechnungen erstellen und Korrespondenz automatisieren. Für Profis mit 10+ Wohnungen.

immoware24 (Preis auf Anfrage)

Cloud-Plattform für professionelle Immobilienverwaltung. Gut für ETWEigentumswohnung – häufigste Form der Kapitalanlage-Immobilie für Privatanleger.Weiterlesen →, mehr Verwaltungsaufwand.">MehrfamilienhausGebäude mit mehreren Wohneinheiten – bessere Renditen als ETW, mehr Verwaltungsaufwand.Weiterlesen →.">WEGWohnungseigentümergemeinschaft – Gemeinschaft aller Eigentümer in einem Mehrfamilienhaus.Weiterlesen →-Verwaltung und größere Portfolios. Zu komplex für Gelegenheits-Vermieter.

Vermieter Plus (App, ab ca. 5 €/Monat)

Smartphone-App speziell für kleine Vermieter. Kann Mietverträge speichern, Zahlungen tracken und einfache Abrechnungen erstellen. Gut für Vermieter unterwegs.

Kategorie 3: Nebenkostenabrechnung

Kautionskasse / Nebenkosten-Rechner (kostenlos)

Online-Rechner, die Betriebskostenabrechnungen nach Eingabe aller Kosten automatisch erstellen. Kostenlose Versionen reichen für 1–3 Wohnungen.

Haufe Immobilien-Software

Professionelle Lösung mit Nebenkostenabrechnung, Mietermietenmanagement und steuerlicher Auswertung. Für professionelle Vermieter mit Dutzenden Einheiten.

Kategorie 4: Kommunikation und Dokumentenverwaltung

Dropbox / Google Drive (kostenlos)

Für die digitale Ablage aller Vermieter-Dokumente: Mietverträge, Übergabeprotokolle, Belege, Korrespondenz. Einfach und kostenlos für normale Volumina.

DocuSign / Adobe Sign (ab 9 €/Monat)

Für digitale Unterschriften auf Mietverträgen und Übergabeprotokollen. Spart Porto und Wege — allerdings ist bei Wohnungsmietverträgen die Schriftform per Gesetz vorgeschrieben (eigenhändige Unterschrift), weshalb dies nur für bestimmte Dokumente gilt.

Kategorie 5: Inserate und Mietersuche

Flowfact / Propstack

CRM-Software für Immobilienmakler und professionelle Vermieter. Automatisches Schalten auf mehreren Portalen, Lead-Management, Besichtigungsplanung. Zu komplex für Vermieter mit 1–2 Wohnungen.

ImmobilienScout24 Exposé-Editor (kostenlos bei Inserat)

Der eingebaute Editor von IS24 ist für die meisten Vermieter ausreichend. Er ermöglicht professionelle Grundriss-Darstellung und Integration von 360°-Fotos.

Mein Setup für kleine Vermieter (1–5 Wohnungen)

Google Sheets für Einnahmen/Ausgaben (kostenlos)
Google Drive für Dokumentenablage (kostenlos)
ImmobilienScout24 für Inserate (nach Bedarf)
Smartphone mit Fotoapp für Übergabeprotokolle

Für die meisten Kleinvermieter reicht dieses kostenlose Setup vollständig aus. Erst ab 5–10 Wohnungen oder bei WEG-Verwaltung lohnt sich spezialisierte Software.

Datenschutz beachten

Als Vermieter verarbeitest du personenbezogene Daten deiner Mieter (Name, Adresse, SCHUFADeutsche Wirtschaftsauskunftei – SCHUFA-Selbstauskunft zeigt Bonität und Negativmerkmale des Mieters.Weiterlesen →, Kontonummer). Die DSGVODatenschutz-Grundverordnung – gilt auch für Vermieter bei der Verarbeitung von Mieterdaten.Weiterlesen → gilt auch für Privatpersonen als Vermieter. Verwende nur DSGVO-konforme Softwarelösungen — in der EU gehostete Anbieter sind sicherer als US-Anbieter ohne EU-Zertifizierung.