Seit 2018 gilt die DSGVODatenschutz-Grundverordnung – gilt auch für Vermieter bei der Verarbeitung von Mieterdaten.Weiterlesen → – auch für private Vermieter. Wer Mieterdaten verarbeitet, hat klare Pflichten. Die gute Nachricht: Der Aufwand für einzelne Vermieter ist überschaubar.
Was gilt als personenbezogene Daten beim Vermieter?
- Name, Adresse, Geburtsdatum des Mieters
- Einkommensnachweise und Schufa-Auskunft
- Kontoverbindung
- Korrespondenz (E-Mails, Briefe)
- Fotos der Wohnung (wenn Personen erkennbar)
Was musst du tun?
Informationspflicht: Beim ersten Kontakt musst du den Interessenten informieren, welche Daten du erhebst, warum und wie lange du sie speicherst. Das reicht als kurzer Hinweis am Ende der SelbstauskunftFormular zur Mieterprüfung mit Einkommens- und Bonitätsangaben – rechtlich klar begrenzt.Weiterlesen →.
Datensparsamkeit: Erhebe nur was du wirklich brauchst. Nationalitätsnachweise z.B. sind unzulässig.
Löschpflicht: Abgelehnte Bewerber: Daten spätestens nach 3 Monaten löschen. Ausgetretene Mieter: Relevante Unterlagen 6–10 Jahre (steuerliche Gründe), Rest löschen.
Was passiert bei Verstößen?
Für private Kleinstvermieter ist das Bußgeldrisiko gering – aber es existiert. Bei bewussten Verstößen (z.B. Daten an Dritte weitergeben) kann es teuer werden.
Checkliste DSGVO für Vermieter
- Datenschutzhinweis in Selbstauskunft aufnehmen
- Abgelehnte Bewerber: Daten nach 3 Monaten löschen
- Ausgezogene Mieter: Steuerlich relevante Unterlagen 10 Jahre, Rest löschen
- Keine Daten an Dritte ohne Grund
Speicherdauer von Mieterdaten: Wie lange darf der Vermieter Daten behalten?
Ein häufiger Fehler von Vermietern ist die unbegrenzte Speicherung von Mieterdaten. Die DSGVO erlaubt das nicht. Nach § 622 BGB endet ein unbefristetes Mietverhältnis mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats. Spätestens drei Jahre nach Mietende sollten Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Kandidaten gelöscht werden – das fordert auch die Antidiskriminierungsstelle des Bundes.
Für aktuelle Mieter gilt: Speichere nur die Daten, die du tatsächlich benötigst. Das sind typischerweise:
- Mietvertrag und Auszüge daraus
- Mietzahlungsnachweise (mindestens 6 Jahre für die Steuererklärung)
- Nebenkostenabrechnungen (7 Jahre gem. § 257 HGB)
- Kommunikation zu Reparaturen oder Konflikten
Nach Auszug des Mieters: Lösche Bewerbungsunterlagen, Schufa-Auskünfte und private Fotos innerhalb von 3 Monaten. Nur die Abrechnungen für deine Steuererklärung darfst du länger aufbewahren – aber separat und gesperrt lagern.
Sichere Datenverarbeitung: Praktische Massnahmen fuer Vermieter
Datenschutz ist kein Selbstzweck – es geht um die Sicherheit deiner Mieterdaten vor Missbrauch. Als Vermieter musst du angemessene technische und organisatorische Massnahmen treffen (DSGVO Art. 32). Das klingt kompliziert, ist es aber nicht:
- Passwortschutz: Speichere Unterlagen nicht unverschlüsselt auf dem Desktop. Nutze Password Manager und sichere Passwörter (mind. 12 Zeichen).
- Cloud-Dienste: Dropbox, Google Drive und OneDrive sind okay – solange sie mit Verschlüsselung arbeiten. Wähle deutsche oder EU-Server (DSGVO Art. 44).
- Papierdokumente: Mietverträge und Schufa-Auskünfte gehören in einen abschliessbaren Schrank, nicht ins offene Büro.
- Weitergabe kontrollieren: Deine HausverwaltungExterne Verwaltung von Mietobjekten – kostet 5-8% der Bruttomiete, ab 3+ Einheiten sinnvoll.Weiterlesen → oder ein Steuerberater darf Daten nur mit schriftlichem Vertrag verarbeiten. Setze einen Datenverarbeitungsvertrag (AVV) auf – kostenlose Vorlagen gibt es beim Deutschen Mieterbund.
- Regelmässige Updates: Nutze aktuelle Software und Betriebssysteme auf PC und Smartphone.
Mieterrechte bei Datenmissbrauch: Was passiert bei Verstoessen?
Die DSGVO schuetzt nicht nur – sie hat auch Konsequenzen bei Verstoessen. Mieter können bei dir ein Schadensersatz fordern, wenn ihre Daten unerlaubt verarbeitet oder weitergegeben werden. Realistische Fälle: Du gibst eine Schufa-Auskunft an Dritte weiter oder speicherst Fotos der Wohnung mit erkennbaren Personen über Jahre hinweg.
Das ist keine Panikmache: Die Datenschutzbehoerde deines Bundeslandes kümmert sich vor allem um gewerbliche Verstösse. Als Einzelvermieter bist du weniger im Fokus – ABER: Ein Mieter kann dir dennoch nachweisen, dass ein Verstoß stattgefunden hat und Schadensersatz verlangen. Die Beweislast liegt dann bei dir, dass alles rechtmäßig war.
Praktischer Tipp: Halte schriftlich fest, wie
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Was ist beim Vermieten datenschutzrechtlich relevant?
| Datenart | Erlaubt für Vermieter? |
|---|---|
| Name, Adresse, Beruf | ja (für MietvertragRechtlicher Vertrag zwischen Vermieter und Mieter – Form, Inhalt und Klauseln sind entscheidend.Weiterlesen → nötig) |
| SCHUFA-Auskunft | ja (mit Einwilligung) |
| Einkommensnachweise | ja (zweckgebunden) |
| Religionszugehörigkeit, Nationalität | NEIN (Diskriminierung) |
| Gesundheitsdaten | NEIN (ohne zwingenden Grund) |
Datenschutz bei Videokameras im Treppenhaus
Überwachungskameras im Gemeinschaftsbereich sind nur erlaubt, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt (z.B. nachgewiesener Vandalismus) und Mieter vorab informiert werden. Reine Überwachung ohne Anlass ist unzulässig.
Aufbewahrungsfristen für Mieterdaten
- Mietvertrag: 10 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses
- Bewerberdaten abgelehnter Interessenten: sofort löschen (max. 3 Monate)
- Betriebskostenabrechnungen: 6 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
