Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Für deine individuelle Steuersituation wende dich an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.
Du musst kein Buchhalter sein um deine Vermietung ordentlich zu verwalten. Mit der richtigen Grundstruktur hast du alle Zahlen parat wenn das Finanzamt fragt.
Separates Konto für Vermietung
Das wichtigste zuerst: Ein eigenes Konto nur für Mieteinnahmen und Vermietungsausgaben. Kostenfrei bei DKB, N26 oder Consorsbank. Spart Stunden bei der Steuererklärung und macht die Anlage VSteuerformular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung – jährlich auszufüllen.Weiterlesen → zum Kinderspiel.
Kategorien für deine Ausgaben
- Zinsen (Hypothekenzinsen)
- Instandhaltung (Reparaturen, Wartung)
- Hausgeld / Nebenkosten
- Versicherungen
- Verwaltung (Steuerberater, Software)
- Werbungskosten (Inserate, Fotos)
- Fahrtkosten
Einfaches Tracking in Excel
Tabelle mit 4 Spalten: Datum, Kategorie, Betrag, Beleg-Nr. Belege digital scannen (App: DEXT, Papierkram) und mit Nummer versehen. Am Jahresende: alles sortiert, Steuerberater fertig in 30 Minuten.
Was das Finanzamt sehen will
Einnahmen: alle Mietzahlungen, Kaution-Zinsen. Ausgaben: alle oben genannten Kategorien. Belege: 10 Jahre aufbewahren. AfAAbsetzung für Abnutzung: 2% des Gebäudewerts jährlich steuerlich absetzbar – großer Steuervorteil.Weiterlesen →: Abschreibungstabelle vom Kauf anlegen und jährlich fortschreiben.
Software-Empfehlungen
- Excel/Google Sheets: Kostenlos, ausreichend für 1-3 Einheiten
- FastBill: 10-20 €/Monat, gut für 3-10 Einheiten
- Lexware Vermieter: Speziell für Immobilien, ca. 50 €/Jahr
Mehr: Alle Steuer-Tipps | Anlage V ausfüllen
Die 5 häufigsten Buchhaltungsfehler von Vermietern
- Privatausgaben mit Vermieterkosten mischen: Separates Konto für Mieteinnahmen und -ausgaben führen
- Belege nicht aufheben: Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen
- AfA vergessen: 2% pro Jahr auf Gebäudewert — oft vier- bis fünfstellig im Jahr
- Zinsen nicht absetzen: Kreditzinsen auf Finanzierung sind Werbungskosten
- Fahrtkosten ignorieren: Jede Fahrt zur Wohnung (Reparatur, Übergabe) absetzbar
Abziehbare Werbungskosten: Vollständige Liste
| Position | Absetzbar? | Höhe / Anmerkung |
|---|---|---|
| Kreditzinsen | Ja | 100% der Zinsen (nicht Tilgung) |
| AfA Gebäude | Ja | 2% p.a. (Bj. ab 1925) oder 2,5% (vor 1925) |
| Grundsteuer | Ja | Vollständig |
| Hausverwaltung | Ja | Vollständig |
| Instandhaltung/Reparaturen | Ja | Sofort in voller Höhe |
| Werbungskosten (Inserate, Fotos) | Ja | Vollständig |
| Steuerberatung | Ja | Anteilig für Vermietungstätigkeit |
| Fahrten zur Immobilie | Ja | 0,30 € / km (Pendlerpauschale) |
Jahres-Buchhaltungskalender für Vermieter
- Januar: Vorjahres-Belege sortieren, NK-Abrechnung vorbereiten
- Februar/März: NK-Abrechnung versenden (Frist: 31.12. des Folgejahres)
- April/Mai: Steuererklärung Anlage V vorbereiten
- Juli: Abgabe Steuererklärung (oder Oktober mit Steuerberater)
- Laufend: Alle Belege sofort scannen und ablegen
Weiterführende Artikel
- Immobilien-Buchhaltung: Software für Vermieter im Überblick
- Airbnb-Reinigung organisieren: Zwischen Gästen schnell und zuverlässig sauber machen
Buchhaltungs-Software für Vermieter
| Tool | Kosten | Eignung |
|---|---|---|
| Excel / Google Sheets | kostenlos | 1–3 Objekte |
| Rentablo | ab 5 € / Monat | bis 10 Objekte |
| WISO Mein Geld | ab 30 € / Jahr | Privatvermieter |
| Lexware | ab 15 € / Monat | professionelle Vermieter |
Steuerberater-Pflicht: Ab 5+ Objekten empfiehlt sich ein Steuerberater mit Immobilien-Erfahrung — die Ersparnis übersteigt das Honorar meist deutlich.
