Mieteinnahmen, Reparaturkosten, AfAAbsetzung für Abnutzung: 2% des Gebäudewerts jährlich steuerlich absetzbar – großer Steuervorteil.Weiterlesen →, BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → — die Buchhaltung für vermietete Immobilien ist komplex. Mit der richtigen Software behalten Vermieter den Überblick.
Was muss Immobilien-Buchhaltung leisten?
- Mieteinnahmen erfassen und Zahlungseingang überwachen
- Ausgaben kategorisieren (Reparatur, Verwaltung, Zinsen, Versicherung)
- AfA berechnen und dokumentieren
- Betriebskostenabrechnung erstellen
- Steuererklärung vorbereiten (Anlage VSteuerformular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung – jährlich auszufüllen.Weiterlesen →)
- Cashflow pro Objekt darstellen
Software-Vergleich
| Software | Kosten/Monat | Zielgruppe |
|---|---|---|
| Vermietet.de | ab 9 € | Privatvermieter bis 10 Einheiten |
| Immoware24 | ab 25 € | Professionelle Vermieter |
| Lexoffice Vermieter | ab 7 € | Kombination Buchhaltung + Vermietung |
| Haufe WohnungsManager | ab 15 € | Mittelgroße Bestände |
| Excel (selbst gebaut) | 0 € | 1–3 Objekte, zeitaufwändig |
AfA: AbschreibungSteuerliche AfA auf Gebäudewert – 2% p.a. bei normalen Wohngebäuden über 50 Jahre.Weiterlesen → korrekt erfassen
Die Absetzung für Abnutzung (AfA) ist einer der wichtigsten Steuerposten. Software sollte automatisch berechnen:
- Kaufpreisaufteilung (Gebäude vs. Grundstück)
- AfA-Satz: 2 % Standardgebäude, 2,5 % Gebäude vor 1925, 3 % Neubauten ab 2023
- Restnutzungsdauer nach Gutachten
Anlage V vorbereiten
Gute Software exportiert alle relevanten Zahlen für die Anlage V der Steuererklärung. Viele ermöglichen direkten DATEV-Export für Steuerberater.
Fazit
Für 1–3 Objekte reicht Excel oder eine günstige App. Ab 4 Objekten lohnt sich Profi-Software. Steuererklärung und Betriebskosten zusammen in einem System zu verwalten spart Zeit und verhindert Fehler.
Software-Vergleich für Vermieter 2026
| Software | Preis / Monat | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|---|
| Lexware Hausverwaltung | ab 25 € | DE-Steuerrecht, DATEV-Export | Komplex für Einsteiger |
| Immoware24 | ab 15 € | Cloud, NK-Abrechnung automatisch | Kein Steuermodul |
| Kira (Softwarelösung) | ab 20 € | WEG + Mietverwaltung kombiniert | Teurer bei vielen Einheiten |
| Excel (selbst erstellt) | 0 € | Flexibel, keine laufenden Kosten | Fehleranfällig, kein automatisches Mahnwesen |
| Steuererklärung WISO | ab 30 € / Jahr | Anlage V integriert, Steueroptimierung | Nur Steuern, keine Verwaltung |
Was gute Vermieter-Software können muss
- NK-Abrechnung nach § 556 BGB — mit Umlage-Schlüssel und Fristen
- Mietverträge verwalten: Laufzeiten, Staffeln, Indexanpassungen tracken
- Mahnwesen: automatische Zahlungserinnerungen
- Belegverwaltung: Rechnungen scannen und zuordnen
- Anlage V vorbereiten: Einnahmen-Ausgaben-Übersicht exportierbar
Für Kleinvermieter (1–5 Wohnungen): Einfachlösung
Excel-Vorlage mit 4 Tabellenblättern reicht oft aus: 1) Mietkonten, 2) Betriebskosten-Sammlung, 3) NK-Abrechnung, 4) Steuervorbereitung Anlage V. Kostenlose Vorlagen: Haus & Grund Verband, Finanztip.
Betriebskostenabrechnung: Die häufigsten Fehler in der Software-Abwicklung
Die Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter eine rechtliche Pflicht – spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Gute Immobilien-Buchhaltung-Software automatisiert zwar die Berechnung, doch viele Vermieter übersehen kritische Fehler:
- Falsche Umlagefähigkeit: Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Instandhaltung der Gebäudesubstanz ist ausgeschlossen, Wartung von Heizanlagen aber erlaubt. Software sollte hier zwischen umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Posten unterscheiden.
- Zeitliche Abgrenzung: Rechnungen für Januar müssen ins Januar-Abrechnungsjahr, nicht ins Dezember des Vorjahres. Viele Programme bearbeiten Belege nach Zahlungsdatum statt nach Leistungsdatum – das führt zu ungültigen Abrechnungen.
- Leerstände richtig berücksichtigen: Leer stehende Wohnungen dürfen anteilig weniger Nebenkosten tragen. Die Software muss Leerstands-Zeiträume korrekt erfassen und in die Verteilung einbeziehen.
Ein regelmäßiger Abgleich mit dem Steuerberater spart hier teure Nachkorrektionen. Viele etablierte Lösungen wie Immobilien-verwaltungsprogramme bieten inzwischen Templates, die den aktuellen ProvisionMaklerprovision bei Vermietung – seit 2015 zahlt derjenige der den Makler beauftragt.Weiterlesen → max. 2 Kaltmieten bei Neuvermietung.">MaklerImmobilienmakler vermittelt Mieter oder Käufer – Provision max. 2 Kaltmieten bei Neuvermietung.Weiterlesen →- und Baurecht-Standards entsprechen.
Steuersoftware und Anlage V: Welche Daten müssen automatisch exportierbar sein
Die Einkommensteuererklärung für Vermietung und Verpachtung (Anlage V) ist der Ort, wo korrekte Buchhaltung richtig wertvoll wird. Vermieter können hier Werbungskosten geltend machen – 2023 betrug die durchschnittliche Kostenquote bei Mietimmobilien etwa 68 Prozent der Einnahmen. Das heißt: Ein Euro falsch kategorisiert kostet echte Steuern.
Die richtige Software muss mindestens folgende Export-Funktionen bieten:
- Automatischer ELSTER-Export für die digitale Steuererklärung (Schnittstelle zu Steuersoftware wie WISO, Taxman)
- Summen nach § 4 Abs. 3 EStG kategorisiert: Zinsen separat ausgewiesen (oft 15–25 % der Gesamtkosten)
- Abschreibungsquoten (AfA) bereits berechnet – nicht als „sonstige Kosten" versteckt
- Objektbezogene Übersichten (wichtig bei mehreren Immobilien)
Ein häufiger Fehler: Vermieter erfassen Darlehenszinsen als Reparaturkosten. Das Programm muss durch intelligente Kategorisierung und Validierung solche Verwechslungen verhindern. Moderne Lösungen bieten auch ein Schnittstellen-Management für direkte Bank-Importe – so landen Zahlungen automatisch in der richtigen Kostengruppe.
Multi-Objekt-Verwaltung: Wie Software die Skalierung bewältigt
Während Ein-Objekt-Vermieter oft noch mit Tabellenkalkulationen arbeiten, scheitert Excel spätestens bei 4–5 Mietimmobilien. Der Grund: Jedes Objekt hat separate Betriebskostenkonten, unterschiedliche Abrechnungszeiträume und möglicherweise verschiedene Finanzierungen.
Eine professionelle Buchhaltungs-Software für Mehrfach-Vermieter sollte bieten:
- Konsolidierte Dashboards: Gesamtkashflow über alle Objekte, einzelne Objekt-Profit
Weiterführende Artikel
