Januar–März: Steuern und Abrechnung
- Januar: Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr erstellen und an Mieter senden (Frist: 31. Dezember!)
- Januar: Heizkostenzähler ablesen lassen oder Ablesedaten von Dienstleister anfordern
- Februar/März: Steuererklärung vorbereiten (Anlage VSteuerformular für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung – jährlich auszufüllen.Weiterlesen →, alle Belege sortieren)
- März: Zinsbescheinigung der Bank für das Vorjahr anfordern
April–Juni: Frühjahr-Inspektion
- April: Objektbegehung: Zustand des Gebäudes nach Winter prüfen (Dach, Fassade, Außenanlagen)
- April: Gartenpflege starten wenn selbst zuständig
- Mai: Fenster auf Dichtigkeit prüfen (vor Sommer)
- Juni: Klimatisierungsbedarf prüfen (Dachgeschosswohnungen besonders)
Juli–September: Wartung und Vorbereitung
- Juli: Heizung warten lassen (Herbst-Vorsaison, Handwerker haben noch Kapazitäten)
- August: Rauchmelder-Jahrestest durchführen (meistens Vermieter-Pflicht)
- September: Heizkostenvorauszahlungen prüfen — passen sie zu den erwarteten Kosten?
- September: Schornsteinfeger-Termin koordinieren
Oktober–Dezember: Jahresabschluss
- Oktober: Betriebskostenabrechnung beginnen (Vorjahres-Abrechnung bis 31.12. versenden!)
- Oktober: Mietpreise prüfen: Liegt deine Miete noch im Markt?
- November: HausordnungRegeln für das Zusammenleben im Haus – nur wenn Teil des Mietvertrags rechtlich bindend.Weiterlesen → auf Mieter übertragen werden.">WinterdienstRäum- und Streupflicht – kann per Hausordnung auf Mieter übertragen werden.Weiterlesen →-Regelung aktivieren (eigene Verpflichtung oder Mieter?)
- November: Nebenkostenvorauszahlungen für das neue Jahr anpassen
- Dezember: BetrKVBetriebskostenverordnung – gesetzliche Liste der umlagefähigen Nebenkosten.Weiterlesen →.">BetriebskostenLaufende Kosten des Gebäudes die auf Mieter umgelegt werden dürfen – geregelt in der BetrKV.Weiterlesen → – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.">NebenkostenabrechnungJährliche Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten – Frist: 12 Monate nach Abrechnungszeitraum.Weiterlesen → abschicken (Frist beachten!)
- Dezember: Steuerbelege für das laufende Jahr vollständig sammeln
Monatliche Aufgaben (ganzjährig)
- Mieteingang prüfen (3.–5. Werktag)
- Nicht eingegangene Mieten sofort mahnen
- Handwerker-Anfragen und Reparaturaufträge bearbeiten
- Mieterkorrespondenz beantworten
Jährliche Pflichttermine
| Termin | Was ist zu tun | Gesetzliche Frist |
|---|---|---|
| Schornsteinfeger | Begehung und Reinigung der Heizanlage | Jährlich (Schornsteinfeger koordiniert) |
| Rauchmelder-Test | Funktion aller Rauchmelder prüfen | Jährlich (je nach Bundesland) |
| Betriebskostenabrechnung | Abrechnung für Vorjahr erstellen und senden | 12 Monate nach Abrechnungsperiode |
| Heizkostenzähler-Ablesung | Jahresverbrauch ablesen | Einmal jährlich (oft Jahresende) |
| Grundsteuer-Zahlung | Quartalszahlungen oder Jahresbetrag | 15.02., 15.05., 15.08., 15.11. |
Tools für den Überblick
Nutze einen Kalender (Google Calendar, Outlook) mit wiederkehrenden Erinnerungen für alle Jahresaufgaben. Die meisten Vermieter-Softwaretools haben auch integrierte Erinnerungsfunktionen. Besonders wichtig: Die 12-Monats-Frist für die Betriebskostenabrechnung — diese Frist zu verpassen kostet dich die Nachforderung.
Juli–September: Wartung und Reparaturen im Hochsommer
Der Sommer ist die ideale Zeit für grössere Instandhaltungsmassnahmen, die Mieter im Winter stören würden. Nach § 535 BGB sind Sie als Vermieter verpflichtet, die Mieträume in einem zum vertragsgemässen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Das bedeutet konkret:
- Juli: Dachabdichtung und Regenrinnen nach der Frühjahrsinspektion sanieren – Wasserschäden entstehen häufig durch Verzögerungen
- August: Fassadenrisse und Putzschäden beheben, um Feuchtigkeitsschäden im Herbst zu vermeiden
- September: Heizungsanlage vom Fachbetrieb warten lassen (TÜV-Fristen beachten) – mindestens 6 Wochen vor der Heizperiode
Häufiger Fehler: Vermieter verschieben Wartungen auf die kühlere Jahreszeit. Das führt aber zu Notfallkosten (20–30% Aufschlag) und schadet Ihrem Schadensersatzanspruch bei Mieterreklamationen. Dokumentieren Sie alle durchgeführten Arbeiten schriftlich – diese Unterlagen sind bei Rechtsstreitigkeiten Gold wert.
Oktober–November: Vorbereitung auf die Heizperiode und Betriebskostenkalkulation
Der Herbst erfordert finanzielle Vorausschau. Spätestens im Oktober müssen Sie die Betriebskostenumlage für das kommende Jahr kalkulieren:
- Oktober: Nebenkosten der letzten 3 Jahre analysieren und durchschnittliche HeizkostenMüssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden – mindestens 50-70% nach Verbrauch, Rest nach Fläche.Weiterlesen → ermitteln – dies ist die Basis für die Vorauszahlungen (§ 560 BGB)
- Oktober: Versicherungsprämien für Gebäudeversicherung überprüfen und ggf. neu kalkulieren
- November: Neue Betriebskostenvorauszahlungen mit 6 Wochen Ankündigungsfrist mitteilen (Frist: bis 30. November für Januar-Zahlungen)
- November: Schornsteinfeger-Termine für Heizungsanlage koordinieren
Die häufigste Kostenfalle: Vergessene Erhöhungen bei Versicherungen. Im Durchschnitt steigen Gebäudeversicherungen jährlich um 3–5%. Vermieter, die diese nicht an Mieter weitergeben, subventionieren damit ihre Mieteinnahmen illegitim. Dies führt zu fehlenden Mitteln für Instandhaltung.
Dezember: Jahresabschluss und Planung 2025
Der Dezember ist der kritischste Monat für rechtzeitige Abrechnung und strategische Planung:
- Bis 31. Dezember: Betriebskostenabrechnung für das laufende Jahr erstellen und an alle Mieter senden (nicht verhandelbarer Fristtermin)
- Dezember: Alle Reparaturbelege sammeln und archivieren (7 Jahre Aufbewahrungspflicht für Steuererklärung)
- Dezember: Sanierungsvorhaben für 2025 planen und Angebote einholen (Sanierungskosten sind Betriebsausgaben, Modernisierungen teilweise umlebar)
- Dezember: Vermögensübersicht für Steuerberater vorbereiten – Kontowerte zum 31.12. dokumentieren
Unterschätzte Deadline: Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens am 31. Dezember vorliegen, nicht «bis Ende Januar». Verspätungen geben Mietern Einspruchsrechte und schaffen Konflikte. Digitale Abrechnungssoftware automatisiert diesen Prozess und reduziert Fehlerquoten nachweislich um 40%.
